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エクセル関数と聞けばつい構えてしまって、

スプレッドシートと聞くと

なお、難しいのではと立ち止まってしまいますよね。

でも3級レベルの関数を覚えると

業務の集計計算=表計算や名簿作成等に

大きく役立つ場合が多いです。

「これだけ知ろう!」易く説明してもらいました。

EXCELの1番の基本と成るのが四則演算です。

初めて関数と言う言葉を聞いた場合、「四則演算に便利」と連想します。

セルに記入した数字を計算する場合です。

例えばエクセルシートを開き、「=B3+A2」と設定すると「B3セルとA2セルの足し算」となります。

同じ様に
=B3/A2「B3÷A2割り算」、=B3*A2「B3×A2掛け算」、=B3-A2 「B3-A2引き算」となりますね。

=SUM(B2:B10)と設定すると「B2〜B10の合計」
でSUM関数はB2からB10まで合計すると言われます。
 

セル内で改行をする時は?

エクセルのセル内でEnterで確定させると次のセルに移ってしまいます。

その時Altキーと一緒にEnterキーを押すとセル内で改行されます。

文字の記入で1行で収まらない時に便利な操作ですね。
 

プルダウンメニューの作成と削除

プルダウンメニューを利用すると項目の品名を改めて入力しないので、項目の記入ミスがなくなり、登録が早くなりますよね。

①データ【タブ】⇒【データツール】データ入力規則⇒設定【タブ】入力値の種類【プルダウンメニュー】⇒リスト⇒元の値

②この元の値欄に繰り返し使う品名等を半角カンマで区切り入力、一方カーソルでプルダウンメニューを使いたい範囲を指定する。

③OKボタン④指定した範囲の各セルはクリックすると▼マークが出現して、クリックして品名を指定する。

削除は、元の値に入力した品名を削除する。

 

関数は使って覚える。

次にMIN=最小値、 MAX=最大値、AVERAGE=平均値がデスクワークで必要な場合があります。

それを求める関数=四則演算ではなく、「値を求める」関数と言う風な意味で覚えました。
 

DATEDIF関数=タイプして覚える関数

顧客名簿を扱った表中で、

年月日の開始日=A2から終了日=B2迄を

年単位や月単位や日単位で値を求める場合を覚えました。

161101エクセル写真

C2セルに=DATEDIF(A2,B2,”Y”)とタイプします。

開始日「A2」から終了日「B2」までのY=年数がC2セルに表示されます。

「”M”=月数、”D”=日数」だそうです。

=DATEDIF(A2,B2,”Y”)C2セルとし

D2セル=DATEDIF(A2,B2,”YM”)をタイプすると”YM”=一年未満の月数が表示されます。

F2セル=DATEDIF(A2,B2,”MD”)をタイプすると”MD”=一月未満の月数が表示されます。

これで開始日から終了日までの年・月・日数が分かりました。
 

TODAY関数=タイプして覚える関数

=TODAY()を覚えました。これも関数と言う意味でした。

=TODAY()をセルにタイプすると、エクセルを開くたび自動的に最新の日付が出ます。
 

応用=タイプして覚える関数

=DATEDIF(生年月日,TODAY(),”Y”)となると年齢が求められるわけですね。

他に3級レベルで=ROUND(数値,桁数)

小数点以下の四捨五入・ROUNDUP切り上げ・ROUNDDOWN切捨て関数があります。

桁数とは=0が小数第一桁を四捨五入、桁数=1が小数点第二桁を四捨五入となります。

これも一緒に覚えたら仕事の効率もアップするのでは無いかと思っています。

マクロってビビります。

テータベース業務の時に使うわけです。

ですから、仕事業務でデータべースを使わない時は、別に考えなくてもいいわけなので安心です。

 

でも、説明してくれました。

エクセルシートでデータベースを抽出して仕様する際に良く使われます。

同じ動作・作業を自然にするコマンドですよね。

マクロと言われるタブを使い、分かり易く、見易い画面にする事が出来ます。

マクロを使用するにはエクセルリボンに開発タブの項目が有るかを確かめます。
 

マクロタブがない場合

オフィスボタンからエクセルのオプションを開きます。

基本設定からエクセル使用に関する基本オプションの項目にある「開発」をクリックします。

エクセルリボン⇒に「開発ボタン」が現れたらマクロを使用出来ます。

グラフやWebサイト一覧とエクセル、ワードまたはパワーポイント作成の仕事も効率アップにもつながるとのこと。

マクロを使った関数やピポットグラフやデータベースによる小計を組み合わせるとデスクワークにに役立ちます。
 

注意

マクロを開始する際、1つ注意したいのは、開始と終了の時は必ずA1セルに持って来る事ですね。

これは1度マクロ開始ボタンを押すとミスが許されないので、エラーを防ぐ役割も兼ねています。

マクロを使うと大量のデータのやり取りが一括にまとめられるます。

表示ボタンからもマクロが出来ますが、これはマクロ作成が出来上がったのを見る役割です。

ですから、最初の作成には開発ボタンが必要不可欠に成って来ます。

少し深い事も聞きました。

より深く分かるために、エクセルの裏技&関数を聞きました。

複合関数を使った関数の紹介です。

 

IF関数、COUNT・COUNTIF・VLOOKUP

エクセル関数に慣れて来た方にお奨めなのが、関数を使った論理と検索・統合を合わせた複合関数です。

ビジネスにおいて最も使用される関数では無いかと思われます。

例えば「検索」=データベース、品番・品名・金額などより

品番から品名・金額を抜き出す場合
=IF(A2,VLOOKUP(A2,A$2$:CFALSE)等を用いて求められる。
 

その他

点数をランク「順位」で知りたい場合のRANK関数

経理や銀行の取引等で使われるPMT,PPMT,PV,FV,ISPMT、なんらかの財務関数

=PPMY($B$4,D4,$B$3,$B$2)、返済金額の関数

=FV(B6/12,B5*12,-B7,-B4)積立の満期額を求める数式

など、伝票を表形式に整理する場合には役に立つ関数

カレンダーを作って、曜日を記入して計画書を作る場合WEEKDAY関数

良く使われる関数はOR関数やMOD関数にAND関数と言った論理方式です。
=IF(OR(MOD(A1,400)=0,AND(MOD(A1,4)=0,MOD(A1,100)<>0)),”うるう年”,”平年“)

西暦年数が4で割り切れる年を原則として「うるう年」

例外として西暦年数が100で割り切れる年を「平年」

更に400で割り切れる年を「うるう年」にした複合関数の数式と成ります。

OR,AND関数の使い方としては偏差値や文字列の比較等で使われる。

FALSEやTRUE関数を通して行なう事も出来る。

IMARGUMENT,DELTA,GESTEP,BIN2DEC,BITAND,COMPLEX等

余り使われなくなって聞き慣れなくなった関数

稀に=CELL,INFO,TYRE,NA,N,INFO等、

=CELL(”表示”)セルの情報表示

=INFO(“intanet”)システムに付いての情報表示出来る関数

そして最後に関数として珍しいのが
Accessを用いたENCODEURL,WEBSERVICE,FITERXML等

Web関数を用いたインターネットサイトのURLを出せる関数

実用性としては余り活用される事は滅多に無いかと思われています。

「アクセスを使ったフォームでクエリやレポートを使ったデータベースでの関数をマクロで円滑に提示する作業を行なっています。」

「関数を深く追求すると面白いですよ。」

と言われましたが、ここまで来ると興味は湧きますが、必要としない場合は・・・と思いました。

必要は、何とかの「母」と言うように、あまり深く入り込まなくてもいいと判り安心した次第です。

 

なるべく簡単に・なるべく便利にエクセルを

というわけで、最低限統計立ててエクセルを覚えていくことが大事ですよね。

そう意味で電子書籍なども利用できるかなと思いますね。

学研から出ているシリーズは、お求め安く便利にお使いになれるような気がしています。

そんな状況で、楽天にてチェックしてみました。いかがでしょうか。

 

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